2 -Cómo leer el Balance Sheet Parte 1

Contabilidad AL ALCANCE DE CUALQUIERA

Capítulo 2, PARTE 1

Cómo leer el Balance Sheet , PARTE 1

Las partes de un Balance Sheet: Assets, Liabilities y Equity

Observemos el Balance Sheet que aparece en el Exhibit 2 de la página 4.

Tiene dos grandes columnas. La columna de la izquierda se llama “Assets” (Activos). La de la derecha se llama “Liabilities and Equities” (Pasivos y Capital). A esta columna de la derecha nosotros le llamaremos “Obligaciones”, pero es un nombre que solo lo usaremos en este curso (nadie más lo usa), porque nos ayuda a entender mejor lo que aparece ahí. Muchas personas llaman a esa columna de la derecha “Pasivo”, pero no es un nombre muy adecuado, porque es el nombre de una de sus partes.

Assets: es un listado de las “cosas de valor” que una empresa tiene. Por ejemplo: dinero, edificios, equipo, derecho a cobrarle a otra gente (Cuentas por Cobrar), etc

Podemos ser más específicos, y definir tres condiciones que una “cosa” tiene que cumplir para sea Activo:

a) La empresa debe ser dueña de la cosa: no son Activos los edificios rentados ni un equipo en leasing.

b) La cosa debe ser de valor para la empresa: no son Activos los equipos dañados, ni los inventarios obsoletos.

c) El Activo debe tener un costo medible: no es Activo para la Contabilidad de la empresa las buenas relaciones laborales que tenga.

Liabilities and Equities: es un listado de las Obligaciones que la empresa tiene.

Este listado de obligaciones puede verse desde dos ángulos:

a) Obligaciones (Liabilities + Equities) son las deudas de la empresa contrajo al adquirir los activos.

b) Obligaciones son las Fuentes de Fondos que se usaron para adquirir los activos

No es fácil al principio darse cuenta de que una Deuda es una Fuente de Fondos, pero nos iremos acostumbrando.

Esta parte derecha del Balance Sheet tiene a su vez dos apartados principales:

a) Liabilities: son las deudas que la empresa tiene con (a favor de) otras personas ajenas a la empresa (creditors o acreedores).

El Capital (Equity) de una empresa es la parte de sus recursos que corresponde a los dueños —y no a los acreedores

 

b) Equities: También llamado Capital. Es la parte del Balance Sheet más difícil de entender. Podemos verlo como la “deuda” que la empresa tiene con los dueños de la empresa. Es una deuda especial, porque no tiene fecha de vencimiento, es decir, se supone que los dueños nunca van a retirar ese dinero de la empresa (aunque legalmente pueden hacerlo). Por eso, muchos autores prefieren decir que el equity no es una deuda, sino una participación de los dueños en los activos de la empresa. Pero como es más fácil entender —y, sobre todo, manejar— el concepto de “deuda” que el de “participación”, nosotros seguiremos considerando el equity como una deuda de la compañía con sus propietarios.

Si la empresa tiene la forma jurídica de corporación, a este apartado se le llama Stockholders’ equity o Shareholders’ equity. Si es un negocio individual o un Partnership (Sociedad) se le llama Owner’s Equity. Nosotros le llamaremos simplemente Equity o Capital.

Para entender cómo puede existir una deuda entre la empresa y su dueño tenemos que saber que existe un Principio General de la Contabilidad (un acuerdo entre todos los contables), que se llama el Business Entity Concept, que dice que: “La contabilidad de una empresa se lleva separada de la contabilidad de sus dueños, como si la empresa fuera un ente independiente”.

Si una persona tiene dos negocios, una cafetería y una gasolinera, este principio de contabilidad nos pide supongamos que cada negocio tiene sus propios activos y deudas que son distintos de los activos y deudas del dueño. Esto no es legalmente cierto, porque ante la ley lo que es del negocio es de los dueños, excepto para las corporaciones. Pero en Contabilidad tenemos que funcionar como si fueran distintos.

Si obedecemos esta ley, entonces:

a) El dinero que los dueños aportaron al negocio es como una deuda para la empresa, aunque sin fecha de vencimiento. Reflejaremos esta “deuda” con el nombre de Paid-in Capital o, simplemente Capital

b) Las ganancias que genere la empresa también pertenecen a los dueños, y mientras la empresa no reparta esas ganancias, tiene que reconocer en su contabilidad que le debe ese dinero a sus propietarios. Se recoge esta cantidad en la cuenta Retained Earnings, que tiene acumuladas las ganancias que no se han repartido desde que empezó operaciones el negocio.

Algunos autores no quieren ver el Equity o Capital como deuda, por considerar que la empresa no está obligada a devolver ese dinero. Nosotros sin embargo sí lo veremos así porque nos ayudará a entender cómo se comportan estas cuentas de Equity.

Muchos pequeños negocios no anotan en su contabilidad el dinero que los dueños usan para sus gastos personales, o el uso que hacen del carro o teléfono de la empresa para asuntos familiares. No están obedeciendo el Entity Concept. Por eso los Estados Financieros de estos negocios no son confiables, porque no reflejan la realidad de la empresa.

Existe otra forma de ver el Equity que aparece en un Balance Sheet. Podríamos decir que el Capital o Equity de una empresa el dinero que le correspondería a los dueños si la empresa liquidara —si cerrara y se vendieran todos sus activos—, después de pagar todas las deudas que tuviera la empresa.

el Capital de una empresa (lo que le corresponde a sus dueños) es el sobrante que quedaría si se le pagara a todos los acreedores de la empresa.

 

En la mayoría de los países, si una corporación se disuelve, se venden sus activos, y los dueños no pueden cobrar hasta que se les haya pagado a todos lo acreedores.

Por qué siempre tienen que sumar igual las dos partes del Balance Sheet

“Todo lo que la empresa tiene, lo debe a alguien”. Este alguien pueden ser o dueños o acreedores externos.

 

Si aceptamos este Principio que llamamos el Entity Concept, tendremos que aceptar otro Principio que llamaremos el Dual Aspect Concept que dice:

Esta ley también se suele expresar como una ecuación:

más comúnmente expresada así:

que es conocida como la Ecuación Fundamental de la Contabilidad.

Esto significa que las dos columnas del Balance Sheet, siempre van a sumar lo mismo. Y esto se debe a que realmente son dos formas distintas de ver la misma cosa; como dos caras de una misma moneda. Por ejemplo, cuando una persona abre una cuenta de ahorro en un banco, se está creando a la vez un activo y un pasivo: el activo es el dinero que esa persona depositó y el pasivo es la deuda que ahora el Banco tiene con esa persona. Pero lo que realmente existe es sólo una cosa: la Cuenta de Ahorro, que tiene dos caras, una de activo y otra de pasivo.

Existe otra forma de ver por qué siempre las dos partes de Balance Sheet van a sumar lo mismo. Pero es una demostración algebraica y a algunas personas se le hace más difícil entenderla así que en el formato anterior. Veámosla:

Acabamos de definir el Equity como lo que le quedaría a los dueños si se vendieran los activos y se pagara a todos los acreedores lo que se les debe. Podemos expresar esta idea en forma de ecuación como sigue:

Equity = Assets — Liabilities

Y si esta ecuación la transformamos en su equivalente (sumando Liabilities a ambos lados de la igualdad) nos quedaría:

Assets = Liabilities + Equities

Es decir, que si definimos Capital como la diferencia entre Activos y Pasivos, entonces siempre se dará que Activos = Pasivos + Capital, como queríamos demostrar.

El Balance Sheet es como una fotografía de cómo estaba la empresa en un momento dado, normalmente a las 5 pm del 31 de diciembre del año anterior. Por eso en la parte de arriba del Balance Sheet aparece la fecha del Estado, la fecha en la que “se tomó la foto”.

El Income Statement es como un video de cómo marchó la empresa a lo largo de un año, u otro período. En la parte de arriba del Exhibit 1 aparece, “para el año acabado el 31 de diciembre de 19X4″.

Solo se refleja lo que se pueda expresar en dólares

En el listado de activos y pasivos hay cosas muy distintas: puede haber cash, vehículos, edificios, etc. Sin embargo, nos interesa sumar todos los activos, para poder saber, por ejemplo, si son mayores que los pasivos, o si son mayores que otros años, etc. ¿Cómo podemos sumar un carro y un edificio, chinas y botellas? La única forma de hacerlo es usar su valor en dólares. Por eso es que se ha establecido esta ley o Principio General de la Contabilidad, que llamaremos Monetary Concept: “los hechos que se reflejan en los Estados deben de estar expresados en dólares, en unidades monetarias”.

Los hechos que no se pueden expresar en dólares, no pueden aparecer en el Balance Sheet. Ejemplos de estos hechos no contabilizables serían: los empleados están disgustados con su salario; el dueño es depresivo; se va a firmar próximamente un contrato con el Army, etc.

Como la Contabilidad solo recoge hechos que pueden expresarse en dinero, está dejando muchos datos sobre el negocio sin considerar. Por esto es que si queremos conocer bien a fondo una empresa, no podemos mirar sólo sus Estados. Si un banquero tiene que decidir si darle o no un préstamo a una empresa, necesitará otra información, como por ejemplo, un historial personal de los dueños, una descripción del mercado, unas cartas de recomendación de suplidores, un historial de crédito, etc.

Los Activos se registran por su costo

A la hora de darle un valor monetario a un activo (a un vehículo, una caja de chinas, etc.), ¿cuál de estos dos valores usaremos:

a) lo que costó ese vehículo a la empresa (costo), o bien

b) el valor de ese vehículo actualmente en el mercado (market value)?

Esta pregunta ha sido y es objeto de mucha controversia entre los expertos en Contabilidad, porque las dos formas de valorar los activos tienen sus defectos y virtudes.

En casi todos los países, los organismos que regulan la Contabilidad han decidido adoptar la Ley del Costo:

Ley del Costo: “Los activos se registrarán por lo que le costaron a la empresa, y no por su valor actual en el mercado”.

Y en contabilidad se considera “costo” de un activo no solo lo que hubo que pagar por él, sino además todo lo que hubo que pagar para poner a ese activo en condiciones de funcionar. Por ejemplo, los gastos de transportación, tarifas de aduanas, lo que se pagó a la gente que lo instaló, el costo de botar el equipo viejo, etc.

¿Por qué han escogido la ley del costo, y no la del valor del mercado? Por varias razones: 1) Principalmente por comodidad. Un justo valor de mercado es difícil de estimar en muchos casos. 2) Además, aunque se pudiera estimar el valor en el mercado de los activos al 31 de diciembre, después de ese día esos valores estarían cambiando continuamente. 3) El valor en el mercado es el valor al que se podrían vender esos activos; pero la empresa no pretende venderlos, sino que los va a seguir usando para producir con ellos. Por esto su valor en el mercado no es tan relevante.

Por haber admitido la Ley del Costo, los contables se han visto entonces obligados a admitir otra ley o Principio General, llamado del Going Concern o del Negocio en Marcha, que dice que “al llevar la contabilidad de un negocio, supondremos que ese negocio va a mantenerse en marcha, y que no va a liquidarse o cerrarse próximamente”.

Si no siguiéramos esta ley, y supusiéramos que el negocio va a liquidarse, entonces lo que nos interesaría saber es cuánto nos van a dar por la venta de sus activos. No serviría tener su costo, sino su valor de mercado.

Qué cuentas suelen aparecer en un Balance Sheet

Vamos a ir analizando las diferentes items o cuentas que aparecen en un Balance Sheet como el que tenemos en el Exhibit 2.

Current Assets: Casi siempre el primer grupo de cuentas en un Balance Sheet se llama Current Assets. Aquí se clasifican los activos que cumplen con una de estas tres condiciones:

a) Son cash o equivalentes a cash, como, por ejemplo, una cuenta corriente.

b) Pueden convertirse en cash en menos de un año, contando desde la fecha del Balance Sheet, como por ejemplo, la mayor parte de las Cuentas por Cobrar que tengamos contra nuestros clientes, o ciertas acciones que compramos de otra compañía pero con la idea de venderlas (es decir, de convertirlas en cash) antes de un año.

c) Son activos que van a ser usados antes de un año, como por ejemplo: el inventario que tenemos para la venta, o una póliza de seguro que nos cubrirá por un período corto de tiempo.

Cash: dinero en mano (petty cash) o en cuentas corrientes o en otras cuentas bancarias si el dinero puede ser retirado en cualquier momento (usando cheques, por ejemplo).

Marketable Securities: Securities son valores financieros, es decir acciones o bonos. Acciones y bonos son como unos certificados que se compran en un mercado llamado Stock Market o Mercado de Valores, o también Bolsa de Valores. Es una forma de tener el dinero invertido en algo que dé más rendimiento, que pague más interés que si el dinero se dejara en el Banco. Se llaman “marketable” securities porque pueden ser vendidas con facilidad en la Bolsa y convertidas así en dinero.

Accounts Receivable: (Cuentas por Cobrar): es la cantidad que nos deben los clientes que compraron a crédito.

Notes Receivable: si un cliente firmó un promissory note (un pagaré) comprometiéndose a pagar lo que nos deben, esa deuda se anota como Notes Receivable, en lugar de como Accounts Receivable.

Las ventajas de reconocer en una Nota los Receivables son:

+ En las notas se suele cobrar un interés al cliente

+ Los términos de la venta y del crédito están más claros por escrito. Y sobre todo:

+ La Nota es negociable: puede venderse a alguien interesado y así se recupera el dinero de la deuda antes de que venza.

Inventories: es el costo de la mercancía que la empresa tiene guardada para venderla (finished goods) o para acabar de producirla (supplies, raw materials, y partially finished goods).

El costo de la mercancía incluye el precio al que se compró, más todos los gastos necesarios para poner esa mercancía en lugar y en condición lista para la la venta.

Prepaid expenses: Esta es una de las partidas más difíciles de entender de todos los Activos. El ejemplo más típico de Prepaid Expenses es la compra de una Póliza de Seguro de Propiedad. Si compramos un seguro de responsabilidad pública para el negocio, con esta compra lo que obtenemos es un derecho a estar protegidos por un año. Como ese derecho tiene un costo medible, lo contamos como activo. A medida que pasan los meses, iremos reduciendo el valor de ese activo. A este tipo de activos se les llama Intangible Assets, porque es un activo que no se puede tocar, como los otros, porque es un derecho.

Noncurrent Assets: son los activos que se espera que sean útiles por más de un año. Veámos los más comunes:

Property, Plant and Equipment, cost: Aquí se registra el costo de adquisición de todos los terrenos, edificios, maquinarias y equipo. El costo de adquisición no es solo su precio, sino todos los otros gastos que se hayan hecho para poner ese activo en condiciones de funcionar. Se incluyen por tanto los gastos de abogados y realtors, los costos de transportación del equipo, etc, como parte del costo del activo. Si la empresa construye su propio edificio, todos los costos de materiales, mano de obra y demás incurridos se suman para calcular el costo al que aparecerá ese edificio en el Balance Sheet. A estos activos se les llama Fixed Tangible Assets.

Accumulated Depreciation: La Depreciación es uno de los conceptos más difíciles de entender y de registrar de toda la Contabilidad Básica. Ahora solo vamos a dar una explicación intuitiva que nos permita seguir con nuestra lectura del Balance Sheet.

La cuenta de Accumulated Depreciation refleja “la porción del activo fijo que ya ha sido usada o consumida”.

Supongamos que compramos una máquina por $10,000, y que estimamos que nos va a durar 5 años, al cabo de los cuales no va a tener ningún valor. Por lo tanto podríamos pensar que esa máquina va perdiendo valor, a razón de $2,000 por año ($10,000/5 años). La Ley del Costo nos obliga a registrar esa máquina por su costo ($10,000), pero los contables reconocen que se debería hacer algo para reconocer la pérdida de valor de ese activo con el paso del tiempo. La solución a la que se ha llegado es anotar en el Balance Sheet los dos valores: el costo del activo (que aparece en la cuenta Property, Plant and Equipment, cost ) y su “valor depreciado” (que aparece en el Balance Sheet del Exhibit 1 como Property, Plant and Equipment – net).

La forma como se calcula el valor depreciado de un activo fijo puede ser un poco complicada. Pero básicamente lo que se hace es ir anotando cada año en una cuenta que se llama Accumulated Depreciation, la pérdida de valor que ha sufrido la máquina ese año. Ya hemos calculado que si la máquina costó $10,000 y estimamos que va a durar 5 años, entonces cada año está perdiendo aproximadamente $2,000 de valor. Si cuando estamos preparando el Balance Sheet ya han pasado tres años desde que se compró, entonces la cuenta de Accumulated Depreciation, tendrá un balance de $6,000 ($2,000 x 3 años). Podríamos decir que: Para calcular el Valor Neto o Valor Depreciado de la máquina, lo que hacemos es (como aparece en el Exhibit 2) restarle al Costo la cantidad de la Depreciación Acumulada:

Property, plant and Equipment, Cost $26,946

less Accumulated Depreciation $13,534

= Porperty, Pant , Equipment, net $13,412

La cuenta de Accumulated Depreciation no es ni una cuenta de activo, ni una cuenta de pasivo. Es lo que se llama una “contra-cuenta de activo”: una cuenta para ir reduciendo una cuenta de activo fijo (p. Ej. Maquinaria) sin tocar la cuenta original. Como nos interesa que los fixed assets reflejen siempre el costo histórico del activo, lo que hacemos es anotar la pérdida de valor de ese activo en una cuenta aparte. Esta “contra-cuenta de activo funciona como una cuenta de pasivo, en el sentido de que “crece por la derecha”: sus aumentos se anotan en el lado Crédito.

Investments: aquí se refleja el valor de las acciones y bonos que ha comprado la empresa, pero con la intención mantenerlos sin vender (mantenerlos “en cartera”) por más de un año. Si se compran con la intención de venderlos antes de un año se anotarían en la cuenta de Marketable Securities, que es un activo corriente.

Patents and Trademarks: “Patente” es un derecho exclusivo a usar un invento. Si el invento fue de otra persona hay que pagarle una regalía. La cantidad que nuestra compañía pagó por comprar una patente se refleja como activo. Trademark o marca registrada, es el derecho a usar una marca (un nombre, un dibujo o un slogan). Si compramos una marca, su costo se registra como activo. Estos son ejemplo típicos de activos intangibles.

Goodwill: si en nuestro Balance Sheet aparece esta cuenta significa que nuestra empresa ha comprado la propiedad de otra empresa. En teoría el precio que se debe pagar por una compañía es el valor de sus activos netos: Assets – Liabilities. (El explicar por qué éste debería ser el precio teórico, nos haría detenernos aquí demasiado. Vamos a darlo por sentado). Pero en la práctica con frecuencia se paga por una empresa más que su valor en libros o bookvalue. ¿Cómo puede pagarse por una empresa más de lo que dicen sus libros, más que lo que valen sus activos netos? Porque cuando se compra una empresa en marcha (un going concern) se está comprando algo más que un conjunto de activos, unas máquinas, un inventario, etc.

Un negocio en marcha vale más que sus activos netos, porque ya tiene unos contactos establecidos con clientes y suplidores, ya es conocido por mucha gente, ya tiene una organización y unos procedimientos establecidos. Y todo esto tiene un valor, aunque no esté registrado en los libros de la empresa (porque no se ha pagado por ello, y no tienen un costo medible; no cumplen con la Ley del Costo). Pero cuando unos inversionistas van a comprar una empresa establecida saben que eso tiene un valor y están dispuestos a pagar por ello; están dispuestos a pagar por ella más de su bookvalue.

Si nuestra empresa compra otra, los activos de ésta se anotan en nuestro Balance Sheet, al igual que sus pasivos. Pero ¿cómo anotamos el exceso que pagamos? Como un nuevo activo intangible que llamaremos Goodwill.

Pero ¿por qué nuestra empresa si puede registrar el valor que tiene esa “buena reputación y relaciones establecidas” del negocio que compramos, si hemos dicho que el negocio comprado no podía anotarla como activo? Porque nuestra empresa sí ha pagado por ella, y tiene por tanto un costo medible.

Fin Parte 1 del Capítulo 2

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