Cómo leer un Balance Sheet, Parte 2 -Contabilidad para prestamistas

 Contabilidad para prestamistas

PARTE 2 Capítulo 2

Cómo leer el Balance Sheet, continuación

Liabilities y Equities: la columna de la derecha del Balance Sheet está dividida en dos apartados: a) Liabilities (current y non current) y b) Equities. Hemos bautizado a toda esta columna derecha con un nombre que engloba a estas dos categorías: “Obligaciones”.

 Analicemos entonces lo que significan las distintas cuentas que aparecen en esta columna de Obligaciones:

 Current Liabilities: son deudas que vencen (que hay que pagarlas) en menos de un año.

 Accounts Payable: (Cuentas por Pagar) es la cantidad de dinero que nuestra empresa debía a los suplidores, en la fecha del Balance Sheet.

 Notes Payable: son deudas con suplidores que han sido reconocidas firmando una nota o pagaré. Un pagaré es una promesa de pago en la que se reconoce formalmente la cantidad adeudada y la fecha o fechas en las que se saldará esa cantidad.

 Bank Loan Payable: es el balance de los préstamos que teníamos con Bancos. Este balance solo incluye lo que debíamos del principal del préstamo. Los intereses-no-vencidos no son un pasivo, no son deuda; si liquidásemos un préstamo anticipadamente solo tendríamos que pagar el principal pendiente (y quizás algún cargo especial). Los intereses son el precio de alquilar el dinero, y no son deuda hasta que no ha trascurrido cada mes, cada período

Estimated Tax Liabilities o Income Tax Payable: es la cantidad que se debe al gobierno por contribuciones que ya se calcularon pero que todavía no se le han pagado.

Current Portion of Long Term Debt: si nuestra empresa tiene un préstamo con un balance de $2,500,000, a 7 años, no todo esa deuda se clasificará como non current liability. Si estamos pagando el préstamo mensualmente, con un pago de $41,667 de principal (sin contar los intereses) esto significa que, de aquí a un año tendremos que pagar $500,000 ($41,667 x 12 meses). A la parte del préstamo que vence en menos de un año se le llama Current Portion of Long Term Debt (Porción Corriente de la Deuda a Largo), y se clasifica como activo corriente.

Noncurrent Liabilities: este apartado se incluyen las deudas que vencen después de un año. Veamos algunas de las que suelen aparecer en un balance sheet:

Long Term Debt, Net: deuda que vence a más de un año restándole la porción corriente, que vence en el próximo año.

Esto de dividir un pasivo en porción corriente y no corriente, no se hace con los activos. Una póliza de seguro de dos años por $2,000 será anotada como activo corriente.

Deferred Income Tax: Es una posible deuda que nuestro contables han calculado que podríamos tener con el gobierno, porque las contribuciones que pagamos usando el sistema de contabilidad (las instrucciones) de Hacienda, fueron menos de lo que deberíamos haber pagado usando nuestro sistema de contabilidad. Pero ¿por qué reconocer una deuda, si Hacienda no la ha reconocido? Porque se ha visto que a la larga los dos sistemas acaban computando las mismas contribuciones, y si sabemos que tendremos que hacer un pago en el futuro, tenemos que reconocer esa deuda ahora.

Esta forma tan curiosa de trabajar viene del Conservatism Principle, o Ley del Conservadurismo, que vimos al estudiar el Income Statement y que dice que “hay que llevar la contabilidad de forma que las ganancias sean lo más conservadoras o seguras posibles . Esto se traduce en que los ingresos se contabilizan solo cuando son razonablemente ciertos; los gastos se contabilizan en cuanto que son razonablemente probables”.

Equities: el segundo gran apartado que tiene la parte derecha del Balance Sheet es el de Equity. Este a su vez se divide en dos subapartados: a) Paid-in Capital y b) Retained Earnings.

Paid-in Capital: es la cantidad de fondos que los dueños han aportado a la empresa. Esta aportación pudo haberse hecho cuando de fundó la empresa, o en cualquier momento posterior.

Si la compañía es una corporación, esta aportación de fondos se suele hacer comprando unos certificados que se llaman Acciones. Muchas veces estas acciones pueden negociarse, y venderse a otras personas, sin que esto afecte para nada a la corporación. Esta facilidad de recuperar lo invertido es una de las ventajas de incorporar los negocios.

Si se han emitido acciones, entonces la cuenta de Paid-in-Capital de divide en dos:

Common Stock, par value: cuando se emite una acción (cuando se imprimen esos certificados) se les pone un valor nominal, es decir, un valor simbólico, que muchas veces es de $1 por acción. Pero luego el precio que tengan cuando la empresa lo venda a los inversionistas va a ser distinto, y dependerá de la demanda de acciones que haya. Por eso el par value de una acción ya no tiene ningún significado. Es una reminiscencia que los tiempos en los que los accionistas quedaban obligados si compraban acciones por debajo de su valor par. Ahora eso ya no aplica, pero ha quedado la curiosa costumbre en Contabilidad de anotar el par value de las acciones emitidas en esta cuenta de Common Stock, par value.

Other Paid-in Capital: En esta cuenta se anota lo que los dueños han aportado por encima del valor par. Sumando esta cantidad con el par value obtenemos el Total Paid-in Capital, que es la aportación total de los propietarios al negocio.

Retained Earnings: Hemos dicho que las ganancias que la empresa genere (lo que queda después de todos los gastos) pertenecen totalmente a los dueños. Por eso en cuanto que los contables determinan que ha habido una ganancia al final del año, tienen que reconocer una “deuda” con los propietarios. Esta deuda se llama Retained Earnings. Luego, cuando la empresa le entregue esas ganancias a los dueños, esa deuda se reduce.

Se llaman dividendos a los pagos que la empresa hace a los accionistas por las ganancias retenidas. Por lo tanto:

Retained Earnings = Earnings – Dividends

Retained Earnings es la suma de todas las ganancias desde el año en que la empresa se fundó hasta ahora, restándole todos los dividendos o retiros que hicieron sus dueños.

Retained Earnings no es un fondo de cash que la empresa disponga por haber tenido ganancias. Cash es un activo y Retained Earnings es un pasivo (una obligación). Si en el Balance Sheet aparecen unos Retained Earnings de $100,000 esto significa que, del total de los activos, una parte ha sido conseguida gracias a que los dueños dejaron en la entidad $100,000 de las ganancias de años anteriores.

Una empresa puede tener tres tipos de dueños:

a) Sole propiertorship: negocio individual

b) Partnership: los dueños son una sociedad de individuos no incorporada

c) Corporation: los dueños son unos accionistas o stockholders que han comprado acciones de la corporación.

Efecto de distintas transacciones en el Balance Sheet

Para entender todavía mejor lo que está reflejando un Balance Sheet vamos a hacer un ejercicio clásico en Contabilidad, que consiste en ir anotando distintas transacciones directamente en los Estados Financieros. Consiste en ver cómo después de cada transacción se van afectando los Estados. Este ejercicio, aunque no ayuda a aprender bookkeping (cómo hacer anotaciones contables), ayuda mucho a entender mejor los estados y, sobre todo, la lógica de la Contabilidad.

El 2 de enero de 1996 José López decide empezar un negocio de venta de computadoras: Compumart.

Transacción # 1: El primer paso es abrir una cuenta en el Banco a nombre de Compumart y depositar $15,000 para poder hacerle frente a los primeros gastos del negocio. ¿Cómo quedaría el Balance Sheet de Compumart después de esta primera transacción?

Compumart

Balance Sheet as of January 2

Assets

Liabilities and Equities

Cash

15,000

Capital

15,000

Total Assets

15,000

Total Liabilities and Equities

15,000

Transacción # 2: En enero 3, compra computadoras para la venta, por $5,000, y le paga la suplidor con un cheque de su nueva cuenta de banco:

Compumart

Balance Sheet as of January 3

Assets

Liabilities and Equities

Cash

10,000

Capital

15,000

Inventory

5,000

Total Assets

15,000

Total Liabilities and Equities

15,000

Transacción # 3: En enero 4 vende su primera computadora en $2,500. Esa computadora le había costado $2,000. La vendió cash:

Para poder registrar esta transacción hemos de tener en cuenta varias cosas:

Los ingresos son aumentos de nuestro equity. Los gastos son una disminución. Esta transacción tiene un ingreso y un gasto (y, por tanto, una ganancia). El ingreso es lo que no dieron por la maquina: $2,500. El gasto asociado con ese ingreso es el costo de la computadora $2,000. Cuando se compró el 3 de enero la computadora no se registró ningún gasto, ninguna disminución de Capital, solo hubo un cambio de una activo -Cash- por otro activo -Inventario-. Es hoy, cuando se produce la venta, que se va a registrar el costo de la computadora. Por lo tanto el Capital aumenta por $2,500 y disminuye por $2,000:

Teniendo en cuenta esto, el Balance Sheet al final del día 4 quedaría así:

Compumart

Balance Sheet as of January 4

Assets

Liabilities and Equities

Cash

12,500

Capital

15,500

Inventory

3,000

Total Assets

15,500

Total Liabilities and Equities

15,500

Transacción # 4: En enero 6 compró otra computadora al suplidor, que le costó $1,000. En vez de pagarla cash, acordó pagársela en 30 días:

Compumart

Balance Sheet as of January 6

Assets

Liabilities and Equities

Cash

$12,500

Accounts Payable

$1,000

Inventory

4,000

Capital

15,500

Total Assets

16,500

Total Liabilities and Equities

16,500

Transacción # 5: En enero 7 un cliente le compró una computadora por $1,500. Su costo era de $1,000. Se la llevó fiada:

Compumart

Balance Sheet as of January 7

Assets

Liabilities and Equities

Cash

$12,500

Accounts Payable

$1,000

Inventory

3,000

Capital

16,000

Accounts Receivable

1,500

Total Assets

17,000

Total Liabilities and Equities

17,000

Transacción # 6: El 8 de enero decide llevarse a su casa una de las computadoras, para regalársela a su hija. La computadora le había costado $400 tenía un precio de venta al público de $600:

Esto sería un retiro de capital: ha usado recursos del negocio para usos personales. Se reduce por tanto la cuenta de Capital

Se contabiliza el valor de lo retirado por su costo, no por su precio de venta, porque por su costo era que estaba anotado en la cuenta de inventario.

Compumart

Balance Sheet as of January 8

Assets

Liabilities and Equities

Cash

$12,500

Accounts Payable

$1,000

Inventory

2,600

Capital

15,600

Accounts Receivable

1,500

Total Assets

16,600

Total Liabilities and Equities

16,600

Transacción # 7: En enero 9, compra un terreno que costaba $6,000. Da $1,500 de pronto, y los otros $4,500 financia con una hipoteca:

A la deuda que se nos va a crear con el banco la llamaremos Mortgage Payable:

Compumart

Balance Sheet as of January 9

Assets

Liabilities and Equities

Cash

$11,000

Accounts Payable

$1,000

Inventory

2,600

Mortgage Payable

4,500

Accounts Receivable

1,500

Capital

15,600

Land

6,000

Total Assets

21,100

Total Liabilities and Equities

21,100

Transacción # 8: En enero 10 el cliente que se había llevado la computadora fiada le abona $300:

Esto no es un ingreso sino un cobro. Por eso no aumenta el Capital, sino que es un simple cambio de un activo por otro.

Compumart

Balance Sheet as of January 10

Assets

Liabilities and Equities

Cash

$11,300

Accounts Payable

$1,000

Inventory

2,600

Mortgage Payable

4,500

Accounts Receivable

1,200

Capital

15,600

Land

6,000

Total Assets

21,100

Total Liabilities and Equities

21,100

Transacción # 9: En enero 11, paga con cheque la factura del teléfono por $200 ¿cómo se reflejaría esto en el Balance Sheet?

Se trata de una gasto: disminuye directamente la cuenta de Capital:

Compumart

Balance Sheet as of January 10

Assets

Liabilities and Equities

Cash

$11,100

Accounts Payable

$1,000

Inventory

2,600

Mortgage Payable

4,500

Accounts Receivable

1,200

Capital

15,400

Land

6,000

Total Assets

20,900

Total Liabilities and Equities

20,900

El Income Statement es una descripción detallada de los aumentos y disminuciones que ha tenido el Capital de la empresa durante el año.

Aquí observamos entonces cuál es la relación fundamental que existe entre el Balance Sheet y el Income Statement:

Habremos notado que este sistema de llevar la Contabilidad a base de hacer para cada transacción una modificación al Balance Sheet, es completamente impráctico. Es obvio que deben de existir otros sistemas de llevar transacciones más eficientes.

Fin Capítulo 2

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