Cómo leer un Income Statement – Cap 1 – Contabilidad Alcance Cuanquiera –

Contabilidad al Alcance de Cualquiera

LECTURA # 107, Autor: Roberto Aníbal López, 40 págs.  Tomada de: Contabilidad para Prestamistas, Curso ofrecido a Oficiales de Crédito del Banco Popular en 1995


Introducción: Qué son los Estados Financieros. 1

Qué es el Income Statement 3

La diferencia entre Pagos y Gastos. 4

Dos formas de registrar ingresos y gastos: Contabilidad Accrual Basis y Cash Basis 5

Comparación de los métodos Accrual Basis y Cash Basis.
5

Capítulo 1

Introducción: Qué son los Estados Financieros

El objetivo de este curso es aprender a leer los Estados Financieros de las empresas. La importancia de este tema es obvia, porque los Estados Financieros son el instrumento más poderoso que existe para conocer la salud y las posibilidades de un negocio.

¿Qué son los Estados Financieros? Son informes sobre la situación financiera de una empresa. ¿Cómo podemos valorar la situación financiera de una empresa?

1. Usando una lista de: a) lo que ingresó la empresa versus b) lo que gastó, que se llama Income Statement o Estado de Ingresos y Gastos.

2. Usando una lista de: a) lo que debe la empresa (Pasivos) versus b) las cosas de valor que tiene (Activos), que se llama Balance Sheet.

A continuación tenemos un ejemplo de cada uno.


Exhibit 1: Ejemplo de un Income Statement

Gardsen Company

Income Statement

For the year ended December 31, 19X4

(000 omitted)

Sales Revenue…………………………. $75,478

Less cost of sales………………………… 52,227

Gross Margin…………………………………… 23,251

Operating Expenses

Wages………………………………….. 8,345

Utilities…………………………………… 1,092

Rent………………………………………… 345

Insurance…………………………………. 657

Professional Services…………………. 112

Laundry…………………………………… 234

Total Operating Expenses………………… 10,785

Operating Income………………………………… 12,466

less Interest Expenses………………… 342

Income before taxes……………………………. 12,124

Provision for Income Tax…………. 2,424

Net Income……………………………………………. 9,700


Exhibit 2: Ejemplo de un Balance Sheet

Gardsen Company

Balance Sheet

as of December 31, 19X6

(000 omitted)

ASSETS

LIABILITIES AND EQUITIES

CURRENT ASSETS

CURRENT LIABILITIES

Cash ……………………….. $1,499

Accounts Payable……………………… $5,602

Marketable Securities…………….. 246

Bank Loan Payable…………………….. 1,000

Accounts Receivable, net…….. 9,944

Accrued Liabilities………………………….. 876

Inventories 10,623

Estimated Tax Liability…………………. 1,541

Prepaid Expenses………………….. 389

Current Portion of long-term Debt……. 500

Total Current Assets………………. 22,651

Total Current Liabilities………………… 9,519

NONCURRENT ASSETS

NONCURRENT LIABILITIES

Property, Plant, Equipment, cost 26,946

Long-term Debt, less current portion……………………………………………. 2,000

Accumulated Depreciation 13,534

Deferred Income Taxes…………………. 824

Property, Plant, Equipment, net 13,412

Investments …………………………. 1,110

Total Liabilities…………………………… 12,343

Patents and Trademarks…………… 403

EQUITIES

Goodwill ……………………………. 663

Common stock…………………………… 1,000

Other Paid-in Capital…………………. 11,256

Total Paid-in capital…………………… 12,256

Retained Earnings…………………….. 13,640

Total Equities……………………………. 25,896

TOTAL ASSETS……………………… $38,239

TOTAL LIABILITIES AND EQUITIES.. $38,239


Qué es el Income Statement

Mucha gente está de acuerdo en que la información más importante sobre una empresa es cuántas ganancias ha generado. El Income Statement nos da detalles importantes sobre cuáles han sido los ingresos, los gastos y las ganancias.

El formato básico de un Income Statement es:

Revenues

Expenses

=

Net Income

Los expenses suelen dividirse en estas categorías:

a) Cost of Sales: lo que costó a la empresa los productos o servicios que vendió. Si, por ejemplo, vende carros, el costo de venta es lo que pagó por el carro; no se incluyen ahí los otros gastos de operar el negocio: salarios, alquileres, etc.

b) Operating Expenses: es esta categoría se incluyen todos los gastos que se hicieron para que la empresa pudiera funcionar y vender: luz, salarios, publicidad, mantenimiento, etc.

c) Interest Expenses: Pago de intereses por préstamos tomados. Este gasto normalmente se pone aparte porque no es operating, no es necesario para mantener las operaciones: la empresa podría estar cerrada y seguiría gastando en intereses; o podría no gastar nada en intereses y seguir operando.

d) Income Tax: Lo que la empresa calcula que tendrá que pagarle al gobierno por las ganancias que ha tenido ese año.

No existe un formato estándar de cómo presentar información en un Income Statement, pero casi todos tienen estas partes:

Income Statement

Sales revenue………………….. $510,000

less Cost of Sales………… 273,900

= Gross margin………………………….. 236,100

less Operating Expenses……… 125,400

= Operating Income……………………. 110,700

less Interest Expenses……………………. 10,200

= Income before Taxes……………….. 164,000

less Income Tax………………………. 16,000

= Net Income……………………………. 148,000

 

En Contabilidad hay varias palabras equivalentes para designar ese exceso de ingresos sobre gastos, para designar a las ganancias: Income, Profits o Earnings. A veces se habla de Sales Income, para designar los ingresos por ventas, pero no es correcto.

La diferencia entre Pagos y Gastos

Existen dos sistemas principales para ir registrando ingresos y gastos para construir un Income Statement: a) Contabilidad Cash Basis; y b) Contabilidad Accrual Basis.

La diferencia principal entre uno y otro estriba en el “momento” en el que se registran en cada sistema, los ingresos y los gastos.

Para entender bien estos dos sistemas de medir gastos e ingresos, tenemos que entender bien dos diferencias:

a) La diferencia entre Gastos (Expenses) y Pagos (Expenditures).

b) La diferencia entre Ingresos (Revenues) y Cobros (Receipts).

Expenditure (Pago) es una salida de dinero.

Expense (Gasto) es un consumo de activos para generar ingresos.

 

Como casi siempre, para entender un concepto nos ayudará más un ejemplo que una definición: supongamos que estamos operando nuestra empresa en un local alquilado. La renta es de $1,000 mensuales, pero se pagan por adelantado $12,000 en enero. Estamos preparando un Income Statement cada mes. Al calcular las ganancias de marzo es posible que queramos reconocer un gasto de alquiler de $1,000, en vez de adjudicar los $12,000 al mes de enero, cuando se hizo el pago. Se puede decir que hay un gasto de alquiler cada día que usamos el local, pero solo hay un pago de alquiler un día del año.

Paralelamente, podemos describir la diferencia entre revenues (ingresos) y receipts (cobros). Ingreso es un incremento de un activo (cash o accounts receivable) como resultado de una venta. Cobro es cualquier entrada de dinero. Si el banco nos da $10,000 prestados, tenemos un cobro (porque entró dinero) pero no tenemos un ingreso, porque no proviene de las ventas.

Dos formas de registrar ingresos y gastos: Contabilidad Accrual Basis y Cash Basis

Una vez entendida la diferencia entre pagos y gastos, podemos entender fácilmente en qué consiste llevar una contabilidad Cash Basis o Accrual Basis.

Contabilidad Cash Basis: es el sistema más sencillo para llevar una contabilidad. Consiste en ir registrando los ingresos cuando se cobra el dinero, y los gastos cuando se hacen los pagos. Por ejemplo, si cobramos en enero un dinero por una venta que se entregó en diciembre, anotaremos el ingreso como correspondiente a enero. Si pagamos el alquiler de abril, mayo y junio por anticipado en el mes de marzo, anotaremos el gasto en la contabilidad de marzo, y reducirá las ganancias de marzo.

Este sistema permite llevar casi completamente la contabilidad usando simplemente los cheques cancelados, y clasificándolos en las distintas cuentas.

La contabilidad de algunos negocios pequeños y de casi todos los individuos se lleva por el sistema de Cash Basis.

Pero este sistema es poco científico porque, como vemos en estos ejemplos, no analiza bien las transacciones para determinar a qué período realmente corresponde cada pago o cobro.

Contabilidad Accrual Basis: es la forma más profesional de llevar una contabilidad. Es un sistema que se ajusta a tres exigentes Principios Generales de Contabilidad, que regulan cuándo hay que reconocer los ingresos y gastos:

a) Matching Principle: Establece que “en cada período deben reconocerse los gastos que estén asociados (matched) con los ingresos de ese período”. Es decir, que si vendimos 100 unidades en febrero, todos los gastos incurridos para poder vender esas 100 unidades se registrarán en la contabilidad de febrero, aunque los pagos (alquiler, teléfono, etc) se hayan hecho antes o después de ese mes.

b) Conservatism Principle: dice que “hay que llevar la contabilidad de forma que las ganancias sean lo más conservadoras o seguras posibles . Esto se traduce en que los ingresos se contabilizan sólo cuando son razonablemente ciertos; sin embargo, los gastos se contabilizan en cuanto que son razonablemente posibles”.

Este principio nos pide que seamos más exigentes para contabilizar los ingresos que los gastos. De esta forma, nunca calcularemos unas ganancias mayores de las reales, y así evitaremos el riesgo de que los dueños se decidan a retirar del negocio más dinero del que realmente se generó ese año. Si se retira de un negocio más dinero del que se generó (de las ganancias obtenidas), entonces estamos “descapitalizándolo”, sacándole parte del capital, del equity.

c) Realization Principle: “los ingresos se anotan cuando se entregan los bienes o servicios vendidos, en una cantidad que sea razonable cobrar”.

1

Febrero 17

Se recibe la orden de compra

Ñ

2

Febrero 24

Se manufactura el producto

Ñ

3

Marzo 1

Se entrega el producto al cliente

E Aquí se anota el ingreso

Ñ

4

Marzo 31

Se cobra el dinero

Para entender mejor esta regla de Contabilidad veamos un ejemplo del proceso de producción y venta de una empresa ensambladora de computadoras:

El Realization Principle nos pide que anotemos el ingreso el 1 de marzo, cuando se entregó el producto.

Es importante reconocer el ingreso en el momento apropiado. Algunas empresas, sobre todo empresas jóvenes, logran hacer que aparezcan más ganancias en sus estados de este año, anotando ingresos cuando los productos a veces ni están acabados de manufacturar.

También nos pide el realization principle que registremos como ingreso “una cantidad que sea razonable cobrar”. La aplicación más típica de esto es en el caso de “Cuentas Malas”. Supongamos que vendimos este año $2,000,000 a crédito (se llevan la mercancía primero y pagan después). Pero la experiencia de años anteriores nos dice que un 2% de las Cuentas por Cobrar nunca se logra cobrar. Este principio nos obliga entonces a hacer una reducción en las ventas del 2%.

Comparación de los métodos Accrual Basis y Cash Basis.

Como hemos visto, estas dos formas de registrar ingresos y gastos, Cash y Accrual, difieren principalmente en el “momento” o timing con que se registran dichos ingresos y gastos.

Vemos también que es más complicado llevar la contabilidad Accrual que Cash. Por esto muchos negocios pequeños lo que hacen es ir llevando las cuentas Cash Basis y al final del año hacen los ajustes para que los estados definitivos queden Accrual.

La Junta que regula los principios de contabilidad en Estados Unidos, el Financial Accounting Standard Board (FASB) ha dicho que “la contabilidad Accrual es superior a la contabilidad Cash Basis, como medio de reflejar la capacidad de una compañía de generar cash flow en el futuro”.

Pero el sistema de Cash Basis aventaja al de Accrual en el aspecto de medir cuánto cash está generando una empresa en el corto plazo.

Para una banquero que esté analizando la compañía, el cash flow generado es muy importante, porque nos dice con cuánto dinero la empresa puede contar para pagar sus obligaciones a corto plazo: no se pueden pagar los préstamos con ingresos facturados que no se han cobrado todavía.

Por esto es que se ha extendido mucho el uso de un tercer estado financiero, llamado el Statement of Cash Flow. Este estado se construye clasificando todas las entradas y salidas que hubo de la cuenta de Cash, sin importar si fueron gastos o ingresos del año. De esta forma se completa el Income Statement de la empresas que llevan a contabilidad Accrual Basis.

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